DEA Littératures, langues et Images dans les cultures européennes

Informatique - séance N° 7 : Courrier Electronique, modèles de fonctionnement et utilisation

 

1. Principes du courrier électronique

1.1 Modèle pour l'utilisateur

On peut se représenter un modèle assez correct du fonctionnement courrier électronique en imaginant l'organisation d'un bureau de poste où le courrier est délivré dans des boîtes postales individuelles. Ainsi, la réception et l'envoi de messages peuvent être schématisés de la façon suivante :

 

1.2 Modèle logiciel

Dans sa conception logicielle, un système de courrier électronique est composé de trois composants qui s'échangent des données :

- Le MUA ou mail user agent : c'est le logiciel permettant à l'utilisateur de consulter sa boîte aux lettres et de composer de nouveaux mails.

- Le MTA ou mail transfer agent : c'est le "centre de tri postal" qui récupère les mails venant de l'extérieur ou des machines locales et décide ce qu'il convient d'en faire.

- Le MDA ou mail delivery agent : c'est le "facteur" auquel le MTA donne les mails destinés aux utilisateurs locaux.

Il existe de nombreux logiciels faisant fonction de MUA : Eudora, Outlook Express, Netscape Messenger, XF Mail, etc. Les logiciels assurant les fonctions de MTA et de MDA sont moins connus : ce sont des services mis en place par les administrateurs de réseaux et l'utilisateur s'en sert sans s'en rendre compte. Citons par exemple Sendmail (MTA), Procmail (MDA) sous Unix. Pour dialoguer entre eux, ces logiciels utilisent des normes ou protocoles communs :

- SMTP (simple mail transfer protocol) pour le courrier sortant

- POP3 (post office protocol) ou IMAP pour la relève de la boîte.

2. Premières manipulations

Pour ce TD, nous utiliserons comme MUA, Eudora fonctionnant sur des PC sous Windows NT. Notre nom d'utilisateur sera de la forme eleven@univ-brest.fr. ou eleven@letsamba.univ-brest.fr.

2.1 Vérifier la configuration de base

Ouvrez une session avec, comme nom d'utilisateur, eleven, où n est le numéro de votre poste de travail (mot de passe : @:SegaL1) et chargez Eudora à partir de l'icône figurant sur le bureau.

Affichez ensuite les options de configurations (menu Outils-Options...).

Utilisez les icônes Mise en route et Hôtes pour configurer votre identité et les coordonnées des serveurs de courrier entrant et sortant :

Compte POP : eleven@letsamba.univ-brest.fr

SMTP : letsamba.univ-brest.fr

2.2 Envoi d'un message

Vous pouvez alors envoyer un message à l'un des autres utilisateurs de la salle à l'aide du menu Message - Nouveau Message.

Le message comporte un en-tête et un corps. Remarquez le rôle des champs To: (destinataire(s) du message, Cc: (carbon copy, destinataires d'une copie) et Bcc: (Blind carbon copy, destinataires "cachés" aux autres personnes recevant le message).

2.3 Réception d'un message

 

Utilisez ensuite le menu Fichier - Vérifier le courrier pour relever votre boîte aux lettres.

Vous pouvez afficher les en-têtes des messages qui vous sont parvenus en utilisant le menu BAL - Réception et afficher un message donné en double-cliquant sur son en-tête.

Remarquez que les fenêtres de lecture et de composition des messages sont tout à fait identiques, de même que les boîtes aux lettres Envoi et Réception. En fait, courrier reçu et courrier envoyé sont traités de la même façon : ils sont stockés dans différentes files d'attente ou boîtes aux lettres (BAL).

2.4 Pourquoi les choses ne sont-elles pas si simples ?

Dans son principe, le fonctionnement du courrier électronique est assez semblable à celui du courrier postal. En fait, différents facteurs viennent troubler ce beau mécanisme. Ainsi , si vous avez déjà pratiqué un peu le courrier électronique, vous devez vous poser des questions telles que:

- Pourquoi certains messages affichent-ils "=E3" ou autres choses du même genre à la place des caractères accentués "é", "à", etc ?

- Pourquoi certains messages affichent-ils des balises HTML telles que <B>, <I>, etc ?

Plusieurs éléments de réponse peuvent être donnés.

- Le courrier électronique est l'une des plus anciennes applications de l'internet et il a été conçu pour fédérer différents réseaux de messagerie qui pré-existaient. Seul le texte utilisant les caractères "standard" de l'alphabet américain est transmis sans codage particulier. Tout le reste exige un codage avant envoi, et plusieurs normes de codage existent. A la réception du message :

- d'une part il faut que la norme de codage utilisée au départ soit correctement indiquée dans l'en-tête du message ;

- d'autre part, il faut que le MUA de réception gère correctement cette norme.

Ainsi, nos messages ont été envoyés selon la norme "quoted printable" (cf bouton correspondant dans la fenêtre d'envoi).

- Plusieurs navigateurs Web intègrent un module "courrier électronique". Ils permettent de transmettre des messages mis en forme en utilisant la norme HTML, utilisée pour composer les pages Web. Mais si le logiciel utilisé par le destinataire ne sait pas interpréter les balises HTML, il affichera à la fois le texte et les balises de mise en forme.

2.5 Gérer plusieurs adresses e-mail. Consulter son courrier à partir de plusieurs postes de travail

La situation peut aussi se compliquer du fait de l'utilisateur. Ainsi,

- J'ai plusieurs adresses mail sur plusieurs serveurs. Par exemple, l'auteur de ces lignes peut "théoriquement" être joint aux adresses suivantes :

carpenti@univ-brest.fr,

carpentier.francoisg@free.fr,

francois_gilles.carpentier@libertysurf.fr,

francois.carpentier@m6net.fr,

francoisgillescarpentie@minitel.net.

sans compter carpenti@letsamba.univ-brest.fr, que nous utilisons pour ce TD...

- Pour consulter mon courrier, j'utilise aussi bien l'appareil de mon bureau à la Faculté, que mon appareil personnel chez moi, avec des MUA différents (Eudora, Netscape Messenger, etc).

Comment puis-je gérer tout cela ?

Ce n'est pas simple ! Il n'y a pas vraiment de règle générale, mais on peut énoncer quelques principes en distinguant l'émission et la réception de messages.

Emission de messages

La machine sur laquelle je travaille appartient à un domaine du réseau internet (univ-brest.fr quand je suis à la Faculté, free.fr lorsque j'utilise Free comme fournisseur d'accès, etc). Lorsque le MTA reçoit un message à transmettre, il ne vérifie pas réellement l'identité de l'émetteur. En revanche, il vérifie généralement que la machine émettrice appartient au même domaine que lui, et bloque la transmission du message dans le cas contraire. Autrement dit, si je travaille sur l'une des machines de la Faculté, je dois nécessairement utiliser l'un des serveurs SMTP de l'Université pour envoyer mes messages (etudiant.univ-brest.fr pour les étudiants, par exemple). En revanche, n'importe quel poste de travail de l'Université peut convenir, pourvu que je configure correctement l'adresse de l'émetteur du message.

Réception des messages stockés sur plusieurs serveurs

Certains logiciels de courrier électroniques (MUA), permettent la connexion à plusieurs serveurs, et donc la relève de plusieurs boîtes aux lettres. C'est le cas, par exemple, de OutLook Express sur Mac.

Réception et consultation à partir de plusieurs postes de travail

Il faut avoir une vision claire du modèle "courrier électronique" pour comprendre ce qui suit.

- Chacun des MUA ne peut accéder qu'aux messages présents sur le serveur, et aux messages que contiennent ses propres boîtes locales.

- En règle générale, les MUA sont configurés de façon que les messages rapatriés localement soient effacés du serveur lors de la relève de la boîte aux lettres.

Mais il existe une option permettant de désactiver ce mécanisme (Menu Outils - Options... Icône Vérification du courrier - case Laisser le courrier sur le serveur dans Eudora). Cela permet de consulter ses messages sur un poste de travail, sans pour autant se priver de la possibilité de les consulter à partir d'un autre poste. Toutefois, les messages ne peuvent pas rester ad aeternam sur le serveur et il faut bien les en effacer à un moment donné. Une solution consiste alors à avoir un point de consultation principal, qui seul permettra d'effacer les messages du serveur, et de configurer les autres points d'accès pour une simple consultation.

- Même laissés sur le serveur, les messages sont marqués comme "lus" ou "non lus". Le logiciel de courrier électronique utilisera-t-il cette indication pour choisir les messages à rapatrier ? Cela dépend du logiciel utilisé.

Netscape Messenger, par exemple, n'en tient pas compte. En revanche, il sait reconnaître les messages qu'il a déjà rapatriés localement parmi les messages présents sur le serveur. Il ne relèvera donc que les autres messages. Une option permet également de synchroniser la destruction d'un message dans la boîte locale avec son effacement sur le serveur.

Les passerelles Web-Mail

De nombreux fournisseurs d'accès internet proposent un service "Web-Mail". On utilise alors un navigateur Web pour consulter et gérer son courrier. Le modèle "courrier électronique" précédent s'applique encore, à condition de bien comprendre que :

- le logiciel de consultation (le MUA) s'exécute sur le serveur Web, et non sur le poste de travail de l'utilisateur ;

- le poste de travail de l'utilisateur ne fait que recevoir des pages Web et émettre des données saisies dans des formulaires HTML. Il joue ainsi un simple rôle de terminal.

Ces passerelles permettent de consulter son e-mail sans configuration particulière du poste de travail (il suffit qu'il soit relié au Web), mais leur utilisation est souvent assez fastidieuse pour réaliser des tâches telles que, par exemple l'émission ou la réception de documents attachés (cf § suivant).

3. Envoi et réception de documents attachés (ou pièces jointes)

Il est devenu extrêmement courant de s'échanger des fichiers par mail, en les envoyant en tant que pièces jointes. C'est par exemple la méthode la plus couramment utilisée entre les services administratifs de l'UBO, largement plus répandue que la copie sur un serveur de fichiers commun ou l'échange de disquettes.

3.1 Envoi d'un message avec pièce jointe

Composez un court document avec Word (par exemple) et enregistrez-le, par exemple dans E:\.

Composez ensuite un message destiné un autre utilisateur. Utilisez le menu Message - Joindre un fichier... pour envoyer ce document en tant que pièce jointe.

3.2 Réception d'un message comportant une pièce jointe

Ce n'est pas vraiment plus compliqué que pour un message ordinaire. A la réception du message, le MUA va enregistrer le fichier joint dans un répertoire destiné à cet usage. Mais il est bien utile de choisir soi-même l'emplacement où ces fichiers seront placés (menu Outils - Options ; icône Pièces Jointes ; champ Répertoire des pièces jointes). Réfléchissez également aux autres paramétrages indiqués dans cette fenêtre...

3.3 Quelques remarques sur les pièces jointes

L'encodage utilisé

Là encore, il existe plusieurs normes d'encodage des fichiers. La plus courante est MIME/base64. Mais une pièce jointe provenant d'un Macintosh pourra être encodée au format BinHex par exemple.

Le destinataire dispose-t-il du logiciel lui permettant de consulter le fichier ?

Vous envoyez à un destinataire un fichier au format Microsoft Merveille version 99. Pour consulter la pièce jointe que vous lui aurez fait parvenir, votre correspondant devra posséder un logiciel capable d'ouvrir les fichiers de ce format. Or la version 98 du logiciel ne les ouvrira pas, et la version 2000 les ouvrira de travers!!

N'utilisez l'envoi en pièce jointe que si c'est réellement utile et pensez à utiliser les formats d'échange de documents plus généraux, le format RTF pour les documents de traitement de textes, par exemple.

Problèmes de volume des données

Comme nous le verrons ci-dessous, il est possible d'envoyer un message à plusieurs utilisateurs, voire même à tous les abonnés d'une liste. Or un fichier attaché peut être fort volumineux. Votre outil de mail n'enverra qu'un seul exemplaire du message au serveur, et les choses restent donc raisonnables. Mais le MDA écrira un exemplaire du fichier dans la boîte aux lettres de chacun des destinataires et là, l'espace disque occupé peut devenir énorme. C'est pourquoi certains administrateurs de sites limitent la taille des messages autorisés à la réception.

Sécurité et virus

Le mail est pratiquement la seule application autorisée à écrire sur le disque de l'utilisateur via le réseau, sans véritable contrôle de sa part. Il n'est donc pas étonnant que les pirates cherchent à explorer cette voie et les failles éventuelles des différents logiciels de mail. En particulier, un fichier attaché peut être un fichier exécutable, ou un document comportant des macro-commandes. Or de tels fichiers peuvent contenir des virus et autres chevaux de Troie. L'utilisation d'un MUA trop automatisé tel que Microsoft Outlook, qui ouvre de tels documents ou exécute de tels programmes sans demander de confirmation à l'utilisateur peut alors se révéler catastrophique !!

4. Carnets d'adresses

Des logiciels tels qu'Eudora permettent de se constituer un carnet d'adresses électroniques, et de définir si besoin des listes de correspondants.

La fenêtre ci-dessous est obtenue à l'aide du menu Outils - Carnets d'adresse s d'Eudora. Dans ce dialogue, les boutons To, Cc, Bcc agissent sur l'en-tête du message en cours de composition, la boîte à cocher Liste des destinataires permet d'ajouter le surnom (ou alias) correspondant dans le menu Message - Nouveau message à... de la barre des menus.

Attention, n'utilisez pas le carnet d'adresses d'Eudora comme "automate de saisie". Si l'un de vos correspondants possède l'adresse toto@univ-brest.fr, n'utilisez surtout pas cette chaîne de caractères comme surnom dans le carnet d'adresses. Sinon, vous risquez fort d'obtenir un message d'erreur particulièrement abscons du type "référence circulaire pour l'alias toto@univ-brest.fr".

5. Répondre à un courrier

5.1 Signature

Le logiciel peut ajouter automatiquement votre "signature" à la fin de chaque message envoyé. Il suffit pour cela d'utiliser le menu Outils - Signatures. Vous pouvez en définir plusieurs : une "officielle", une "amicale" par exemple. Vous sélectionnez ensuite la signature voulue à l'aide d'une zone d'édition dans la fenêtre d'envoi de message.

5.2 Répondre, répondre à tous

 

Lorsque la liste des messages de la boîte aux lettres "Réception" est affichée, vous pouvez répondre au message sélectionné dans la liste en utilisant le menu Message - Répondre (qui permet de répondre au seul auteur du message) ou Message - Répondre à tous (qui permet d'adresser la réponse à tous les destinataires du premier message). On obtient des équivalents de ces commandes en cliquant sur l'en-tête du message sélectionné à l'aide du bouton droit de la souris. La fenêtre de composition s'affiche alors avec la partie "destinataire" pré-remplie, et le texte du message auquel on répond recopié dans la partie "corps" du message.

Lorsque l'on répond à un message, il arrive en effet fréquemment que l'on fasse figurer dans la réponse le texte du message initial. Une convention veut alors que chaque ligne du texte soit précédée d'un caractère particulier (en général : > )

5.3 Rediriger un courrier

Vous pouvez également envoyer à un correspondant une copie d'un message reçu. Il suffit d'utiliser le menu Message - Rediriger.

6. Gérer et archiver le courrier reçu : boîtes aux lettres

6.1 Créer de nouvelles boîtes et y transférer le courrier

Vous traitez en général votre courrier parvenu par la voie postale traditionnelle de la façon suivante : après en avoir pris connaissance, et y avoir éventuellement répondu, vous le conservez, après l'avoir trié par genre : famille, courrier "officiel", etc. Un logiciel de mail permet d'exécuter des tâches analogues pour le courrier électronique, en définissant diverses boîtes aux lettres (menu BAL - Nouvelle...) et en y transférant le courrier reçu (menu Transfert).

Vous pouvez donner au tout une structure hiérarchique en définissant d'abord un dossier (boîte à cocher dans le dialogue de BAL - Nouvelle...) puis en définissant des boîtes à l'intérieur du dossier.

6.2 Détruire les messages

Un message supprimé est en fait placé dans la boîte aux lettres Corbeille. Il ne deviendra réellement inaccessible que lorsque la corbeille aura été vidée (menu Spécial - Vider la corbeille).

6.3 Récupérer l'espace disque

Au fur et à mesure de la réception et de l'effacement des messages, les boîtes aux lettres Réception, Corbeille, etc deviennent de plus en plus volumineuses. Ces boîtes aux lettres sont stockées dans des fichiers du disque qui grossissent eux aussi. Même lorsque les messages sont effacés et/ou transférés, Eudora ne libère pas l'espace disque correspondant. Les boîtes aux lettres ne sont ramenées à des tailles correspondant à leur contenu que lorsqu'on exécute l'item Spécial - Compacter les boîtes aux lettres.

7. Filtrer les courriers entrants

Le menu Outils - Filtres permet de définir des traitements automatiques sur les messages entrants ou sortants.

Définissez, par exemple, un filtre transférant automatiquement les messages provenant de eleve1 vers une boîte aux lettres "Courrier Eleve1" que vous aurez définie au préalable.

Ce type de traitement permet par exemple de se débarrasser de messages non désirés (publicités par exemple).

8. Listes de diffusion

Il existe de nombreuses listes de diffusion par mail auxquelles il est possible de s'abonner. Pour s'abonner, il faut en général envoyer un mail à une adresse donnée, avec une syntaxe précise (instructions dans le sujet ou le corps du message). Une fois abonné, on peut envoyer des courriers à la liste (ceux-ci sont reçus par tous les membres de la listes) et recevoir les courriers envoyés par les autres membres.

Pour se désabonner, la procédure est la même ; seule change la commande indiquée dans le mail adressé au logiciel de gestion de listes.